Der Druckauftrag steht auf „Wird gedruckt“, doch am Gerät passiert nichts. Oder der Drucker taucht plötzlich gar nicht mehr in Windows auf. Wenn der Drucker wird nicht erkannt, ist das ärgerlich, aber meist kein Fall für ein neues Gerät. Häufig steckt eine Kleinigkeit dahinter: ein loses Kabel, ein Wechsel im WLAN, ein festgefahrener Druckdienst oder ein Treiber, der nach einem Update nicht mehr sauber arbeitet.
Am besten gehen Sie nicht wahllos durch sämtliche Menüs, sondern prüfen die Ursache in einer sinnvollen Reihenfolge. So sparen Sie Zeit und vermeiden Einstellungen, die später neue Probleme verursachen.
Drucker wird nicht erkannt: Erst die Verbindung prüfen
Bevor Sie Treiber löschen oder Windows-Einstellungen verändern, prüfen Sie die Verbindung zwischen Computer und Drucker. Das klingt banal, löst aber überraschend viele Fälle.
Bei einem USB-Drucker ziehen Sie das Kabel an beiden Seiten einmal ab und stecken es wieder fest ein. Nutzen Sie möglichst einen USB-Anschluss direkt am PC oder Laptop, nicht an einem USB-Verteiler, Monitor oder einer Dockingstation. Gerade bei älteren Kabeln oder häufig genutzten Anschlüssen kann ein Wackelkontakt vorliegen. Testen Sie, falls möglich, auch ein anderes USB-Kabel und einen anderen Anschluss.
Bei einem Netzwerk- oder WLAN-Drucker schauen Sie zuerst auf das Display oder die Kontrollleuchten des Geräts. Besteht wirklich eine WLAN-Verbindung? Nach einem Routertausch, einem neuen WLAN-Namen oder geänderten Zugangsdaten verliert der Drucker oft die Verbindung. Auch ein Wechsel zwischen 2,4- und 5-GHz-WLAN kann eine Rolle spielen. Viele ältere Drucker unterstützen nur 2,4 GHz.
Wichtig ist außerdem: Computer und Drucker müssen im selben Netzwerk angemeldet sein. Wer etwa am Laptop versehentlich das Gäste-WLAN nutzt, kann den Drucker im Heimnetz in der Regel nicht finden. Bei einem Drucker mit LAN-Kabel prüfen Sie zusätzlich, ob das Netzwerkkabel richtig sitzt und am Anschluss eine Leuchte aktiv ist.
Ein einfacher Neustart hilft in diesem Stadium oft mehr als erwartet. Schalten Sie Drucker, Computer und bei WLAN-Problemen auch den Router komplett aus. Warten Sie etwa 30 Sekunden und starten Sie zuerst den Router, dann den Drucker und zuletzt den PC. Damit werden festgefahrene Netzwerkverbindungen neu aufgebaut.
Ist der Drucker in Windows überhaupt vorhanden?
Unter Windows öffnen Sie Einstellungen > Bluetooth und Geräte > Drucker und Scanner. Dort sollte Ihr Gerät erscheinen. Ist es sichtbar, aber als „Offline“ markiert, ist die Verbindung unterbrochen oder Windows versucht über den falschen Anschluss zu drucken.
Klicken Sie den Drucker an und öffnen Sie die Druckwarteschlange. Stecken dort alte Aufträge fest, kann das alle weiteren Ausdrucke blockieren. Löschen Sie die wartenden Dokumente und starten Sie den Drucker neu. Kontrollieren Sie danach, ob der richtige Drucker als Standard festgelegt ist. Besonders in Haushalten mit mehreren Geräten oder nach der Einrichtung eines PDF-Druckers wählt Windows manchmal das falsche Ziel aus.
Ist der Drucker nicht in der Liste, wählen Sie „Gerät hinzufügen“. Windows sucht dann nach erreichbaren Geräten. Wird ein WLAN-Drucker gefunden, aber mit einem Namen angezeigt, den Sie nicht wiedererkennen, vergleichen Sie ihn mit der Modellbezeichnung auf dem Gerät. Manche Hersteller vergeben zusätzlich einen Netzwerknamen oder zeigen die IP-Adresse an.
Falls die automatische Suche erfolglos bleibt, bedeutet das nicht sofort, dass der Drucker defekt ist. Die automatische Erkennung ist bequem, aber nicht immer zuverlässig. Vor allem nach Windows-Updates, bei älteren Geräten oder in komplexeren Heimnetzwerken muss der Drucker manchmal manuell hinzugefügt werden.
Den richtigen Anschluss kontrollieren
Ein Drucker kann in Windows vorhanden sein und trotzdem nicht drucken, wenn der falsche Anschluss eingetragen ist. Das passiert häufig bei WLAN-Druckern, deren IP-Adresse sich nach einem Router-Neustart geändert hat. Windows sendet den Auftrag dann an eine alte Adresse, während der Drucker längst eine neue bekommen hat.
Über die Druckereigenschaften lässt sich prüfen, welcher Anschluss verwendet wird. Hier ist Vorsicht sinnvoll: Wer unsicher ist, sollte nicht mehrere Einstellungen auf Verdacht ändern. Notieren Sie zunächst die vorhandene Konfiguration oder machen Sie ein Foto vom Bildschirm. Bei vielen Geräten lässt sich am Drucker selbst eine Netzwerkkonfigurationsseite ausdrucken. Darauf steht die aktuelle IP-Adresse, die mit dem in Windows hinterlegten Anschluss übereinstimmen sollte.
Treiberprobleme nach Update oder Neuinstallation lösen
Ein Treiber ist das Programm, das Windows erklärt, wie es mit dem Drucker kommunizieren soll. Ist dieser Treiber beschädigt, veraltet oder unpassend, wird der Drucker möglicherweise nicht erkannt, obwohl Kabel und WLAN in Ordnung sind.
Das Problem tritt oft nach einem größeren Windows-Update auf. Auch eine vorherige Installation mit einem allgemeinen Windows-Treiber kann zu eingeschränkten Funktionen führen. Drucken funktioniert dann vielleicht noch, aber Scannen, Duplexdruck oder die Anzeige des Tintenstands nicht.
Entfernen Sie den Drucker zunächst in den Windows-Einstellungen und starten Sie den PC neu. Installieren Sie anschließend die zum genauen Druckermodell passende Software des Herstellers. Achten Sie auf die exakte Modellnummer, denn ähnliche Geräte können unterschiedliche Treiber benötigen. Ein Treiber für die Serie reicht nicht immer aus.
Bei sehr alten Druckern muss man abwägen. Gibt es für eine aktuelle Windows-Version keinen unterstützten Treiber mehr, lässt sich das Gerät manchmal über einen allgemeinen Treiber betreiben. Das ist günstig, kann aber Funktionen einschränken. Wenn die Einrichtung regelmäßig Probleme macht oder Verbrauchsmaterial unverhältnismäßig teuer ist, kann ein Ersatz wirtschaftlicher sein als wiederholte Fehlersuche.
Druckwarteschlange und Druckdienst zurücksetzen
Wenn der Drucker erkannt wird, Aufträge aber dauerhaft hängen bleiben, liegt die Ursache oft beim Windows-Druckdienst. Öffnen Sie über die Windows-Suche „Dienste“ und suchen Sie nach „Druckwarteschlange“. Mit einem Rechtsklick können Sie diesen Dienst neu starten.
Danach löschen Sie gegebenenfalls weiterhin festhängende Druckaufträge. Kommt der Fehler immer wieder, kann eine beschädigte Warteschlange vorliegen. Dann sollte man die Druckerinstallation sauber entfernen und neu einrichten, statt immer nur auf „Drucken“ zu klicken. Das verhindert, dass sich alte, fehlerhafte Aufträge erneut vordrängeln.
Besonderheit bei Druckern im WLAN
WLAN ist praktisch, aber störanfälliger als ein USB-Kabel. Der Drucker kann zwar mit dem Netzwerk verbunden sein, doch das Signal am Standort ist zu schwach. Das fällt besonders auf, wenn das Gerät in einer Ecke, im Keller oder weit vom Router entfernt steht. Ein Test direkt in Routernähe zeigt schnell, ob die Reichweite die Ursache ist.
Prüfen Sie auch, ob ein VPN auf dem Computer aktiv ist. Manche VPN-Verbindungen verhindern die Suche nach Geräten im lokalen Netzwerk. Deaktivieren Sie das VPN testweise kurz und suchen Sie erneut nach dem Drucker. Ebenso können Sicherheitsprogramme oder sehr strenge Firewall-Einstellungen die Kommunikation blockieren. Hier sollte man allerdings nicht dauerhaft Schutzfunktionen abschalten, sondern gezielt prüfen, ob die Druckersoftware eine Freigabe benötigt.
Bei wiederkehrenden Problemen lohnt es sich, dem Drucker im Router eine feste IP-Adresse zuzuweisen. Das ist kein Muss für jeden Haushalt, sorgt aber dafür, dass Windows den Drucker immer unter derselben Adresse findet. Gerade im Homeoffice ist das eine sinnvolle Lösung, wenn der Drucker regelmäßig genutzt wird.
Wann ein Defekt wahrscheinlich ist
Nicht jedes Erkennungsproblem ist Software. Reagiert der Drucker gar nicht auf den Einschaltknopf, bleibt das Display dunkel oder wird ein USB-Gerät an mehreren Computern nicht erkannt, kann ein Hardwarefehler vorliegen. Möglich sind ein defektes Netzteil, ein beschädigter USB-Port oder Probleme auf der Steuerplatine.
Ein hilfreicher Test ist der Ausdruck einer internen Testseite direkt über das Druckermenü. Funktioniert diese nicht, liegt der Fehler eher am Drucker selbst als am Computer. Funktioniert sie, aber kein Auftrag vom PC, sprechen die Zeichen deutlich für Verbindung, Treiber oder Windows-Einstellungen.
Bei Kombigeräten sollte man Druck- und Scanfunktion getrennt betrachten. Es kommt vor, dass der Drucker über das Netzwerk erreichbar ist, der Scanner aber nicht. Dann fehlt oft eine separate Scan-Software oder eine Berechtigung im Netzwerk. Ein Austausch des gesamten Geräts wäre in diesem Fall vorschnell.
Wenn Sie nicht weiterkommen
Wer nur gelegentlich druckt, möchte verständlicherweise keinen Abend mit Treibern, IP-Adressen und Druckwarteschlangen verbringen. Bevor Sie den Drucker ersetzen, lohnt eine kurze Einschätzung: Ist das Gerät grundsätzlich funktionsfähig, sind die passenden Treiber verfügbar und stehen Reparaturkosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Alter und Wert?
Bei IWENT.de in Dresden prüfen wir solche Fälle nachvollziehbar und ohne Fachchinesisch. Manchmal reicht eine saubere Neueinrichtung, manchmal ist ein neues Gerät die ehrlichere Empfehlung. Entscheidend ist, dass Sie am Ende wieder zuverlässig drucken können und nicht beim nächsten Update wieder von vorn anfangen müssen.